Webサイト制作の発注書の作り方！テンプレートも公開

Webサイト制作を外注したいと思ったとき、「何をどう伝えればいいのか分からない」と悩んだことはありませんか？

要件が曖昧なまま発注してしまうと、認識のズレや追加費用、納期遅延といったトラブルにつながりやすくなります。こうしたリスクを防ぐために重要なのが「発注書（要件定義書）」の作成です。

本記事では、Webサイト制作の発注書に盛り込むべき項目や作り方をわかりやすく解説します。

さらに、誰でもすぐに使える自動作成テンプレートも紹介。はじめての発注でも失敗しないためのポイントを押さえ、スムーズにプロジェクトを進めましょう。

Webサイト制作の発注書の作り方

Webサイト制作の発注書は、依頼内容を明確にし、トラブルを未然に防ぐための重要な書類です。

3つのポイントを押さえることで、発注書の作成がスムーズになり、安心してWebサイト制作を依頼できるでしょう。

記載すべき必須項目

Webサイト制作の発注書には、後の認識違いを避けるために最低限押さえるべき必須項目があります。これらを明確に記載しておくことで、依頼範囲や責任範囲がブレず、プロジェクト進行が安定します。

• 発注者・受注者の情報（会社名／担当者名／連絡先）
• 依頼する業務内容（デザイン、コーディング、CMS導入など）
• 納期やスケジュール（具体的な日付や工程）
• 納品物の形式（データ種別・ファイル形式など）
• 発注金額と支払い条件（支払い方法、期限、分割可否）

必須項目をきちんと整えた発注書は、制作会社にとっても作業内容を把握しやすく、発注者にとっても安心材料となります。適切な発注書を整備することで、プロジェクトの進行がスムーズになり、期待した成果物を受け取るための基盤がしっかりと整うでしょう。

記載しておく方が良いbetter項目

発注書には必須項目に加え、トラブル防止や認識合わせの精度を高めるために「better項目」を盛り込むことが有効です。これらは必須ではないものの、プロジェクトの進行をよりスムーズにし、追加費用や作業範囲の誤解を避けるのに大きく役立ちます。

• 納期に関する条件（正式な日付、遅延時の対応ルール）
• 修正回数や対応範囲（例：初回納品後3回まで等）
• プロジェクト範囲の詳細（含まれる機能／含まれない機能）
• 追加作業が発生した場合の料金発生条件
• 担当者名・連絡先情報（緊急連絡や確認用）

特に、修正回数や追加費用の条件はトラブルになりやすい部分です。事前に明記しておくことで、双方の期待値を揃え、不要な衝突を回避できます。

また、プロジェクト範囲を具体的に示すことで「どこまでが依頼に含まれ、どこからが追加費用なのか」が明確となり、制作側の負担過多や発注側の誤解を防ぎます。

発注書の形式

発注書は、依頼内容を正確に伝え、双方の認識を揃えるための重要な書類です。

形式は複数ありますが、どの方法を選ぶかによって作成しやすさや運用のしやすさが変わります。従来はWordやExcelを使った文書形式が一般的でしたが、近年はクラウドツールや自動作成サービスの利用も増えています。

代表的な発注書の形式は次のとおりです。

• Word／Excelなどの文書形式（テンプレート利用可、PDF化で送付も容易）
• Googleドキュメント／スプレッドシートなどのオンライン共同編集形式
• クラウド型の発注書作成ツール（権限管理や履歴管理が便利）
• 自動生成ツールによるフォーマット作成（入力だけで瞬時に作成）

Word・Excel形式は扱いやすく、社内ルールにも適合しやすい点が特徴です。一方、オンラインツールは複数人での編集やリアルタイム確認が可能で、誤解や修正ミスを減らせます。また、クラウドサービスや自動作成ツールは入力負荷を減らし、発注書作成にかかる時間を大幅に短縮できます。

依頼内容の複雑さや社内フローに応じて形式を選ぶことで、より効率的かつ正確な発注書作成が実現できるでしょう。

発注書は受注側が作成するべきか？

Webサイト制作では、「発注書は誰が作るべきか」という疑問がよく生じます。

結論から言えば、発注書は原則として発注側が作成するのが望ましいとされています。依頼内容を正確に伝えるためには、発注者自身がニーズや要件を整理することが不可欠だからです。

ただし、実務では受注側が作成するケースもあり、その是非を判断するポイントを理解しておく必要があります。

• 発注側が作成：ニーズを正確に反映でき、認識ズレを防ぎやすい
• 受注側が作成：専門的フォーマットで整理されるが、意向が反映されないリスクも
• どちらが作成する場合でも、内容確認と合意形成が必須
• 担当者同士のコミュニケーション量が品質に直結

受注側が作った発注書は専門性の高い構成になりやすい一方、発注者の観点が抜け落ちることがあります。逆に発注者側が作成すれば、自社の要望を正確に伝えられるため、後の修正や追加費用のリスクを減らせます。

いずれにしても、最も重要なのは「双方が内容に納得し、認識が一致していること」。発注書作成は形式ではなく、スムーズな制作進行の起点となる工程です。

そもそも発注書の作成は必須なのか？重要性や危険性

Webサイト制作において、発注書の作成は形式的な作業ではなく、プロジェクト成功を左右する重要なプロセスです。発注書は、依頼内容・納期・範囲などを明確にし、認識のズレによるトラブルを未然に防ぐ役割を持っています。

これがない場合、依頼者・受注者双方で期待値がずれ、作業遅延や追加費用の発生につながるリスクが高まります。

• 依頼内容の明文化により認識ズレを防げる
• 納期、範囲、修正回数、追加費用の基準が明確になる
• 成果物の品質や進行管理が安定する
• トラブル時の証拠として機能し、法的効力を持つ場合もある
• 依頼者と受注者のコミュニケーションの基盤になる

発注書がない状態で進行すると、受注側は依頼者の意図を読み違えやすく、依頼側も期待した仕上がりが得られないケースが多発するでしょう。一方で、発注書を整備しておけば、双方の立場や責任範囲が明確になり、プロジェクト全体の透明性と安心感が大きく向上します。

発注書の作成は単なる手続きではなく、制作を円滑に進めるための必須の土台です。まずここを整えることが、成功するWebサイト制作の第一歩となるのです。

Webサイト制作の発注書とその他書類との違い

Webサイト制作において、発注書は非常に重要な役割を果たしますが、同時に他の書類との違いを理解しておくことも大切です。

この章では、業務上で多く目にする他の書類との違いを詳しく解説します。

注文書や申込書との違い

Webサイト制作における発注書は、注文書や申込書とは役割が大きく異なります。注文書は「購入の確定」、申込書は「サービス利用の申し込み」を主目的としており、制作に必要な要件まで踏み込む文書ではありません。

一方で発注書は、依頼内容・範囲・納期・費用・修正回数などを詳細に明文化し、双方の認識ズレを防ぐための基盤となります。

特に工程が多く、追加作業や解釈の違いが発生しやすいWeb制作では、発注書の有無がトラブル発生率を大きく左右します。

項目	主な目的	主な記載内容
発注書	制作内容の確定と合意	業務範囲／納期／金額／修正回数／成果物条件
注文書	商品・サービスの購入確定	商品名／数量／金額／納品方法
申込書	サービス利用の申し込み	申込者情報／利用希望内容

このように発注書は、単なる依頼ではなく「プロジェクト成功の土台」となる文書です。適切に作成しておくことで、後のトラブル防止やスムーズな進行に大きく貢献します。

請求書と発注書の違い

請求書と発注書はどちらも取引に欠かせない書類ですが、役割も使用タイミングも大きく異なります。発注書は「これをお願いします」と依頼内容を確定するための書類で、業務範囲・納期・金額などを明文化。双方の認識を揃えるための基盤になります。

一方、請求書は受注側が「この内容で作業したのでお支払いください」と代金を請求するための文書で、取引の後半で使用される書類です。

項目	主な目的	主な記載内容
発注書	依頼内容の確定と合意	業務範囲／納期／金額／条件／修正回数
請求書	代金の請求	提供内容／金額／支払い期限／振込先

発注書が曖昧だと、請求書に記載される金額や作業範囲に「そんなつもりじゃなかった」といった認識違いが発生しやすくなります。だからこそ、発注書を丁寧に整備することが、請求書の正確性や適切な支払いを確保するためにも重要です。

契約書と発注書の違い

Webサイト制作では、契約書と発注書はどちらも欠かせない書類ですが、目的と役割は明確に異なります。契約書はプロジェクト全体の「枠組み」を決める法的な文書で、納期・報酬・業務範囲・秘密保持・違約金など、双方の権利義務を包括的に定めます。

一方、発注書は契約書で定めた枠組みの中で「具体的に何を依頼するか」を明文化するための実務文書です。作業範囲・納期・修正回数・費用など、より細かな内容に踏み込むのが特徴です。

項目	主な目的	主な記載内容	使用タイミング
契約書	権利義務の確定・法的合意	業務範囲／報酬／納期／秘密保持／違約条項	プロジェクト開始前
発注書	具体的な業務内容の指示	作業内容／納期／費用／修正回数／条件	契約締結後〜作業前

契約書が全体のルールブックだとすれば、発注書はこの案件で何をやるかの指示書。どちらも揃うことで認識ズレを防ぎ、Webサイト制作におけるコミュニケーションを円滑にし、トラブルを未然に防げます。

発注書のテンプレートが手に入るサイト

Webサイト制作の発注書を作成する際、テンプレートを利用すると作業の抜け漏れが防げ、短時間で整った書類を作成できます。特に初めて担当する場合や、業務の標準化を進めたい企業にとっては非常に有効です。

項目	特徴	メリット	形式
テンプレートBANK	業種別テンプレートが豊富	無料で種類が多い／詳細項目付きもあり	Word・Excel・PDF
Officeテンプレート（Microsoft公式）	ビジネス仕様で整った構成	企業利用しやすい信頼性／編集しやすい	Word・Excel
Canva（キャンバ）	デザイン性が高いテンプレ多数	オンライン編集可／ロゴや色のカスタムが簡単	オンライン／PDF等

既存テンプレートを活用することで、１から作るよりも大幅に時間が短縮され、さらに記載漏れやフォーマットの乱れといったミスも防げます。

また、Canvaのようにデザイン性の高いツールを使えば、社内外向けの資料として視認性の高い発注書を簡単に作成できるでしょう。

自社の業務フローや制作内容に合わせてテンプレートを選びつつ、必要な項目をカスタマイズしていくことで、より実務にフィットした発注書を整備してください。

発注書のフォーマット例

下記は、COUNTER株式会社で利用している発注書のフォーマットとなります。

上記の発注書フォーマットをダウンロード

これから要点をまとめるのが煩わしい方は、下記リンクからGoogle Spreadsheetファイルをダウンロードできますので、是非ともご活用ください。

まとめ

Webサイト制作における発注書は、形式的な書類ではなく、プロジェクトの成功を左右する重要な基盤です。依頼内容や条件を明確にすることで、認識のズレや追加費用などのトラブルを未然に防ぎ、制作会社とのやり取りもスムーズになります。

必須項目・better項目を押さえて作成形式を選ぶことはもちろん、「誰が作成するべきか」「作成は必須なのか」といった基本的な点も理解しておくことが大切です。さらに、注文書・請求書・契約書との違いを把握することで、必要な場面で適切な書類を使い分けられるようになります。

テンプレートや自動作成ツールを活用すれば、負担を減らしつつ品質の高い発注書を整えられます。発注書を正しく整備し、安心して制作を進められる環境を作りましょう。